Wszystko o regałach archiwalnych

Tylko niektóre regały nadają się do przechowywania dokumentacji archiwalnej - o wystarczającej nośności, z perforacją, aby powietrze mogło łatwo dostać się do dokumentów, o prawidłowej konfiguracji. Zastanawiamy się, jakie rodzaje półek i szafek najlepiej nadają się do przechowywania w nich ważnych dokumentów odpisywanych do archiwum.

Półki nazywane są specjalnymi urządzeniami, których celem jest przechowywanie. Doskonale organizują przestrzeń i oczywiście są dostępne w szerokiej gamie typów i konfiguracji.

Ich celem jest przechowywanie zarówno dokumentacji bieżącej, jak i archiwalnej. Archiwalne konstrukcje regałowe mogą być używane nie tylko do tego, ale także do umieszczania i przechowywania wszelkich innych odpowiednich rozmiarów i rodzajów rzeczy, czy to materiałów, czy sprzętu.

Każdy regał to konstrukcja, która jest montowana i regulowana za pomocą połączeń śrubowych. Do stworzenia każdego regału na konstrukcji regału używana jest stal o wysokiej wytrzymałości, dzięki czemu są one zarówno mocne, jak i trwałe. Modele, które są składane, są łatwe w regulacji (np. zwiększ lub zmniejsz wysokość półek), możesz szybko dodać do nich sekcje, półki, ściany boczne, a także szybko usunąć każdy z wymienionych elementów.

Regały archiwalne są produkowane zgodnie z GOST R 56356-2015. Zawiera wszystkie wymagania dotyczące tych produktów (pod warunkiem, że są wykonane z metalu). Produkcja konstrukcji regałowych (w tym archiwalnych) jest obecnie bardzo duża, ponieważ nie jest do tego wymagany skomplikowany sprzęt, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z konstrukcjami składanymi. Ale gdziekolwiek i ktokolwiek odbywa się wytwarzanie takich produktów, wynik końcowy musi w pełni spełniać wymagania GOST.

Produkowane są również drewniane szafki do przechowywania dokumentacji archiwalnej, które są dość poszukiwane przez konsumentów, należy jednak pamiętać, że takie szafki mogą przechowywać archiwa tych organizacji, które nie podlegają obowiązkowym wymaganiom dotyczącym wyposażenia archiwalnego. Zgodnie z prawem dokumentacja archiwalna musi być przechowywana w metalowych regałach, szafach i sejfach, a wymóg ten jest jednym z obowiązkowych.

Głównym kryterium klasyfikacji regałów jest możliwość ich przenoszenia. W zależności od tego kryterium wyróżnia się dwie duże grupy – produkty stacjonarne i mobilne (mobilne). Oba mają swoje zalety i wady.

Zacznijmy od stacjonarnych. Zwykle, mają dość niską wagę, nie są trudne w montażu nawet dla osoby, która nie ma dużego doświadczenia w montażu mebli. Łatwo je też zdemontować. Z reguły takie produkty są stosunkowo niedrogie, natomiast doskonale nadają się do umieszczania w nich i przechowywania w nich dokumentów biurowych lub archiwalnych. Ale jest też niedogodność – regał stacjonarny, raz zmontowany, bez demontażu, można zamontować tylko w jednym miejscu.

Szafki mobilne można łatwo przesuwać po powierzchni podłogi w dowolne miejsce w pomieszczeniu. Dzięki ich mobilności możesz znaleźć żądany dokument bez długich poszukiwań, po prostu przechodząc do wymaganej sekcji. Aby jednak mobilne półki naprawdę łatwo przesuwały się po powierzchni podłogi, potrzebne są mocne szyny, czyli dodatkowe wyposażenie. Ponadto wymagane jest również zainstalowanie na samych stojakach specjalistycznych mechanizmów, które ułatwią ruch. Na takich produktach można również montować ściany boczne i zamki. Wówczas dokumenty archiwalne zostaną zachowane i zapewnione ich bezpieczeństwo.

Zgodnie z metodą mocowania elementów, konstrukcje regałów dzielą się na prefabrykowane i spawane. Prefabrykowane modele przewyższają stacjonarne pod względem wygodnego transportu, możliwości szybkiego montażu i demontażu. Ponadto takie modele mają atrakcyjny i nowoczesny wygląd, bardzo często są wyposażone w kółka, dzięki czemu są mobilne i można je przenieść w wybrane miejsce.

Wcześniej uważano, że spawane stojaki są bardziej stabilne, że konstrukcje składane są od nich gorsze w tym parametrze. Jednak nowoczesne elementy złączne i materiały umożliwiają tworzenie składanych modeli, które mają jeszcze większą niezawodność i stabilność, dlatego konstrukcje spawane nie są już poszukiwane, a wielu producentów odmówiło ich wydania.

Wzmocniony regał może wytrzymać obciążenie do 900 kg na sekcję, to znaczy, jeśli jest w nim 4-5 półek, to półka może wytrzymać do 200 kg. Półki można regulować w krokach co 25 mm. Podobnie jak typowy, wzmocniony regał można dodatkowo wyposażyć w półki, ścianki i blokadę.

Konstrukcja regałów narożnych pozwala na najbardziej efektywne wykorzystanie powierzchni biurowej i archiwalnej, zwłaszcza że archiwum często przeznacza się najmniejsze pomieszczenie w organizacji. Regały narożne można umieścić tam, gdzie linia prosta po prostu nie znajduje wystarczającej liczby centymetrów kwadratowych. Za pomocą narożników można włożyć każdą z półek i tym samym umieścić więcej dokumentów niż gdyby były przechowywane w jednej, ale prosto.

Regały archiwalne są najbardziej kompaktowe. Służą do wyposażenia archiwów, biur, bibliotek, księgozbiorów, magazynów itp. Wygodne jest umieszczanie na nich materiałów drukowanych, głównie w formacie A5 (zeszyty i książki) oraz A4 (typowy arkusz albumu, ten rozmiar nadaje się do przechowywania teczek, papierów).

Standardowy regał archiwalny ma następujące wymiary - wysokość 1500-2500 mm, długość półki - 700-1500 mm, szerokość półki - 300-800 mm. To jest standardem będzie również konstrukcja o wymiarach 2000x1000x500 mm, 2200x1000x400, 2000x1000x400, 2000x1000x300 i 2500x700x500. Jeśli mówimy, powiedzmy, o wymiarach 600x400x2000 mm (na 4 półki), jest przeznaczony do przechowywania dokumentów, które nie są sformatowane na wysokość.

Eksperci zauważają, że montaż wielosekcyjnych regałów archiwalnych jest wskazany, jeśli połączone są całe sekcje. Wówczas charakterystyki obciążenia nie ulegają zmniejszeniu, dodatkowo każda sekcja może być dostarczona osobno. Ale możesz zmniejszyć liczbę stelaży, jeśli montowany jest stelaż wielosekcyjny. Wtedy możesz trochę zaoszczędzić na zakupie wyposażenia stojaka. Dopuszcza się zamianę pełnych sekcji (czyli tych, które mają wszystkie cztery regały) z dodatkowymi (które mają dwa regały). Istnieje również możliwość zainstalowania sekcji bez słupków pomiędzy sekcjami czterosłupkowymi.

Jeśli montowana jest linia dwusekcyjna, wystarczy do niej 6 stojaków zamiast 8, jeśli łączone były poszczególne sekcje. W przypadku montażu linii trzyodcinkowej wystarczy 8 stojaków zamiast 12.

Jednoczęściowy metalowy regał archiwalny o wysokości 2000-2500 mm ma nośność około 700 kg. Wielosekcja ma mniej, bo tylko 550 kg. Obciążenie na półkach musi być rozłożone ściśle równomiernie, na jednej sekcji górna półka wytrzyma maksymalnie 60 kg, na wielu - 30 kg.

Które stojaki zostaną zainstalowane w archiwum - każda organizacja decyduje niezależnie. Wybór nie zależy od jednego parametru. Ponieważ przepisy określają wymagania nie tylko dotyczące regałów, ale także pomieszczeń archiwalnych, należy je odizolować. Dlatego każda organizacja, w której znajduje się pewna ilość dokumentacji archiwalnej (i która nie przekazuje jej do scentralizowanego archiwum) staje przed koniecznością uporządkowania lokalu, w którym będzie przechowywana.

Wybór konstrukcji regałów zależy od pewnych parametrów.

• Powierzchnia pomieszczenia i wysokość sufitów w nim. Jeśli oba są małe, to być może warto zastosować konstrukcje narożne, aby zająć obszar tak efektywnie i racjonalnie, jak to tylko możliwe. W długim, wąskim pomieszczeniu możesz umieścić stojaki wzdłuż obwodu wzdłuż ścian, w szerokim - ułóż je w kilku rzędach.
• Konstrukcje składane są preferowane tam, gdzie na przykład drzwi nie pozwalają na przenoszenie i dostarczanie spawanego modelu.
• Wymiary półek w regale oraz wysokość uzależnione są od ilości dokumentacji, jaką trzeba umieścić, jej formatu - A4, A3, A2 itp.

Pod względem przeznaczenia nowoczesne regały archiwalne są dość uniwersalne i mogą służyć zarówno jako archiwalno-magazynowe, a nawet magazynowe. Wszystko zależy od tego, co zostanie umieszczone na półkach. Regał może składać się z 4 półek, 6 półek, 7 lub 8 półek o różnych wysokościach i szerokościach. Co ciekawe, w przypadku większości konstrukcji składanych, aby zamontować dodatkową półkę lub ściankę boczną, nie trzeba całkowicie demontować produktu i ponownie go montować. Dlatego regały składane są tak popularne, że można je stosować wszędzie – w sklepach, biurach, magazynach i bibliotekach. Żywotność takich regałów jest dość długa, ponieważ regały archiwalne wykonane są z metalu, najczęściej ze stali nierdzewnej.

Ustawodawstwo nakłada na archiwum jako miejsce wiele wymagań. Jedno archiwum powinno być wyraźnie odizolowane od drugiego, być ognioodporne, posiadać systemy wentylacyjne, grzewcze czy klimatyczne, aby powietrze krążyło po pomieszczeniu 2-3 razy na godzinę i wiele więcej. Dokumenty należy przechowywać zgodnie z zasadami przechowywania, warunkami temperatury i wilgotności, reżimami sanitarno-higienicznymi, reżimami bezpieczeństwa itp.

Szafy również powinny być ułożone w określonej kolejności. Jeśli konstrukcje regałów są nieruchome lub przesuwne, powinny stać pod kątem 90 stopni do ściany z oknem. Jeżeli w archiwum nie ma okien, to aranżacja odbywa się zgodnie z cechami pomieszczenia i wyposażenia w nim się znajdujących. Regały nie powinny być montowane bezpośrednio przy ścianach zewnętrznych budynku lub w pobliżu urządzeń grzewczych.

Regały w pomieszczeniu archiwum powinny znajdować się w odległości 1200 mm od siebie. Szerokość korytarza między rzędami konstrukcji regałów powinna wynosić 750 mm. Taka sama odległość powinna być między ścianą zewnętrzną a równoległym do niej stelażem. Ze względu na odległość ściany zewnętrznej od konstrukcji regału od końca powinna ona wynosić 450 mm. Dolna półka regału musi znajdować się co najmniej 150 mm nad podłogą.Montaż archiwalnych mebli metalowych, wyposażonych w wysuwane sekcje, szuflady lub drzwi, uwzględnia rodzaj i wielkość materiałów, które będą w nich przechowywane.